GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012 Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Autorizzazione n. 1/2012). (12A13695) (GU Serie Generale n.3 del 4-1-2013 – Suppl. Ordinario n. 2)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, lett. d), del citato
Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell’art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita’ e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell’osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonche’ dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. d), del medesimo art. 26, il quale
stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento
anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando il
trattamento medesimo e’ necessario per adempiere a specifici obblighi
o compiti previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa
comunitaria per la gestione del rapporto di lavoro, anche in materia
di igiene e sicurezza del lavoro e della popolazione e di previdenza
e assistenza, nei limiti previsti dall’autorizzazione e ferme
restando le disposizioni del codice di deontologia e di buona
condotta di cui all’art. 111 del Codice;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere
autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 30 giugno 2011, armonizzando le prescrizioni
gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell’art. 41, comma 5,
del Codice e, in particolare, efficaci per il periodo di 12 mesi;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’
fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito dall’art. 1 del Codice;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
e’ effettuato nell’ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l’art. 167 del Codice;
Visto l’art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all’Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visto l’art. 41 del Codice;
Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di
trasferimento di dati personali all’estero;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore la prof.ssa Licia Califano;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 4, comma 1, lett.
d), del Codice, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro,
secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi
e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo
l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo
da escluderne il trattamento quando le finalita’ perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalita’ che permettano di identificare
l’interessato solo in caso di necessita’, in conformita’ all’art. 3
del Codice.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione e’ rilasciata:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, anche
sociali, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte
di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative
anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un
incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2,
lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in
materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi,
dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;
l’autorizzazione riguarda anche l’attivita’ svolta:
c) dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del
lavoro, in qualita’ di libero professionista o di dipendente dei
soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate;
d) dal rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, anche
territoriale e di sito;
e) da associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni
rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di
perseguire le finalita’ di cui al punto 3), lettera h).
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di
apprendistato, o di formazione e lavoro, o di inserimento, o di
lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o a chiamata, o di lavoro
occasionale ovvero prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto
di somministrazione di lavoro, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad
associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai
punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e
continuative, anche nella modalita’ di lavoro a progetto, o ad altri
lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma
di prestazioni di lavoro accessorio, con i soggetti di cui al punto
1);
d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui
alle lettere precedenti, fatta salva l’ipotesi prevista dall’art. 26,
comma 3, lett. b-bis), del Codice relativamente ai dati sensibili
indispensabili contenuti in curricula spontaneamente trasmessi dagli
interessati ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri
incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e
negli organismi di cui al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attivita’ lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalita’ del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:
a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici
obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa
comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche
aziendali, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed
estinzione del rapporto di lavoro, nonche’ del riconoscimento di
agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione
della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche
integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della
popolazione, nonche’ in materia fiscale, sindacale, di tutela della
salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformita’
alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta
della contabilita’ o della corresponsione di stipendi, assegni,
premi, altri emolumenti, liberalita’ o benefici accessori;
c) per perseguire finalita’ di salvaguardia della vita o
dell’incolumita’ fisica dell’interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un
terzo in sede giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle
leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti
collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali
finalita’ e per il periodo strettamente necessario al loro
perseguimento. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve
essere di rango pari a quello dell’interessato, ovvero consistente in
un diritto della personalita’ o in un altro diritto o liberta’
fondamentale e inviolabile;
e) per esercitare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilita’ del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell’esercizio dell’attivita’ lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunita’ nel lavoro;
h) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli
statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni
rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti
collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
4) Categorie di dati.
Il trattamento puo’ avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti ai sopra indicati obblighi, compiti o finalita’ che non
possano essere adempiuti o realizzati, caso per caso, mediante il
trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e
in particolare:
a) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad
associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i
dati concernenti la fruizione di permessi e festivita’ religiose o di
servizi di mensa, nonche’ la manifestazione, nei casi previsti dalla
legge, dell’obiezione di coscienza;
b) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attivita’ o di
incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia effettuato ai fini
della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti
dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche
aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonche’
i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti e ulteriormente trattati in riferimento a invalidita’,
infermita’, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad
esposizioni a fattori di rischio, all’idoneita’ psico-fisica a
svolgere determinate mansioni, all’appartenenza a determinate
categorie protette, nonche’ i dati contenuti nella certificazione
sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale
dell’interessato, o comunque relativi anche all’indicazione della
malattia come specifica causa di assenza del lavoratore.
5) Modalita’ di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del
Codice, nonche’ dagli articoli 31 e seguenti del Codice e
dall’Allegato B) al medesimo Codice, il trattamento dei dati
sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonche’
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
indispensabili in rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o
finalita’.
I dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato.
La comunicazione di dati all’interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest’ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall’art. 84, comma 1, del Codice), in plico chiuso o
con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti
non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di
cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l’interessato e,
ove necessario, di acquisirne il consenso scritto, in conformita’ a
quanto previsto dagli articoli 13, 23 e 26 del Codice.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma
1, lettera e), del Codice, i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli
obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le
finalita’ ivi menzionate. A tal fine, anche mediante controlli
periodici, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza, non eccedenza e indispensabilita’ dei dati rispetto al
rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di
propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono
essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma
di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione e’ prestata per l’indispensabilita’ dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario,
diffusi nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalita’ di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati,
ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed
assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di
patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale,
agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di
datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti,
societa’ esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e
familiari dell’interessato.
Ai sensi dell’art. 26, comma 5, del Codice, i dati idonei a
rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita’,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera’ in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita’ dalle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell’art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell’art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonche’ su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell’attitudine professionale del lavoratore;
b) nell’art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l’instaurazione
di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di
sieropositivita’;
c) nelle norme in materia di pari opportunita’ o volte a
prevenire discriminazioni;
d) fermo restando quanto disposto dall’art. 8 della legge 20
maggio 1970, n. 300, nell’art. 10 del decreto legislativo 10
settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e agli
altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare
qualsivoglia indagine o comunque trattamento di dati ovvero di
preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle
convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al
credo religioso, al sesso, all’orientamento sessuale, allo stato
matrimoniale o di famiglia o di gravidanza, alla eta’, all’handicap,
alla razza, all’origine etnica, al colore, alla ascendenza,
all’origine nazionale, al gruppo linguistico, allo stato di salute e
ad eventuali controversie con i precedenti datori di lavoro, nonche’
di trattare dati personali dei lavoratori che non siano strettamente
attinenti alle loro attitudini professionali e al loro inserimento
lavorativo.
10) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio
2013 fino al 31 dicembre 2013, salve eventuali modifiche che il
Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali
novita’ normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sara’ pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 13 dicembre 2012

Il Presidente: Soro

Il relatore: Califano

Il Segretario generale: Busia