GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012 (Autorizzazione n. 3/2012) (Autorizzazione n. 4/2012)

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012 Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti. (Autorizzazione n. 4/2012). (12A13698) (GU Serie Generale n.3 del 4-1-2013 – Suppl. Ordinario n. 2)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della dott.ssa Licia Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, lett. d), del citato
Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell’art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita’ e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell’osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonche’ dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. c), del medesimo art. 26, il quale
stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento
anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando il
trattamento medesimo e’ necessario ai fini dello svolgimento delle
investigazioni difensive ai sensi della legge 7 dicembre 2000, n. 397
o, comunque per far valere o difendere in sede giudiziaria un
diritto, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali
finalita’ e per il periodo strettamente necessario al loro
perseguimento, e che, quando i dati siano idonei a rivelare lo stato
di salute e la vita sessuale il diritto sia di rango pari a quello
dell’interessato, ovvero consista in un diritto della personalita’ o
in altri diritti o liberta’ fondamentali;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere
autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 dicembre 2012, armonizzando le
prescrizioni gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell’art. 41, comma 5,
del Codice e, in particolare, efficaci per il periodo di 12 mesi;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’
fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito dall’art. 1 del Codice;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
e’ effettuato da liberi professionisti, anche costituiti in forma
associata o societaria, iscritti in albi o elenchi professionali per
l’espletamento delle rispettive attivita’ professionali;
Visto l’art. 167 del Codice;
Visto l’art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all’Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visto l’art. 41 del Codice;
Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di
trasferimento di dati personali all’estero;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

Autorizza

i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a
trattare i dati sensibili di cui all’art. 4, comma 1, lett. d), del
Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi
e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo
l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo
da escluderne il trattamento quando le finalita’ perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalita’ che permettano di identificare
l’interessato solo in caso di necessita’, in conformita’ all’art. 3
del Codice.
1) Ambito di applicazione.
L’autorizzazione e’ rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi
professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio
di un’attivita’ professionale, in forma individuale, associata o
societaria, anche in conformita’ al decreto legislativo 2 febbraio
2001, n. 96 e all’art. 10 della legge 12 novembre 2011, n. 183;
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi
dell’art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della
professione di avvocato.
L’autorizzazione e’ rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari
che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art. 2232
del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati
sensibili effettuato:
a) dagli esercenti le professioni sanitarie e dagli psicologi,
dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della
riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n.
2/2012;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di
collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei
soggetti sopra indicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione
generale n. 1/2012;
c) da soggetti privati che svolgono attivita’ investigative, dai
giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.
Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove cio’
sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati
e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere strettamente pertinenti e non
eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che non possano essere
svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/2012.
3) Finalita’ del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili puo’ essere effettuato ai soli
fini dell’espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il
libero professionista puo’ eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi
della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di
consulente del lavoro;
b) ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle
investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397,
anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici, o, comunque, per
far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle procedure di
mediazione, arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla
normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti
collettivi. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute
e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere
di rango pari a quello dell’interessato, ovvero consistente in un
diritto della personalita’ o in un altro diritto o liberta’
fondamentale e inviolabile;
c) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia, salvo quanto previsto dall’art. 60 del Codice
in relazione ai dati sullo stato di salute e sulla vita sessuale.
4) Modalita’ di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
indispensabili in rapporto all’incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del
Codice, nonche’ dagli articoli 31 e seguenti del Codice e
dall’Allegato B) al medesimo Codice.
Resta inoltre fermo l’obbligo di informare l’interessato ai sensi
dell’art. 13, commi 1, 4 e 5, del Codice, anche quando i dati sono
raccolti presso terzi, e di acquisire, ove necessario, il consenso
scritto. L’avvocato puo’ fornire tale informativa e le notizie che
deve indicare ai sensi della disciplina sulle indagini difensive in
un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio
e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche
utilizzando formule sintetiche e colloquiali.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede
giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettera b)),
l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodo
superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali
finalita’, oppure per altre finalita’ con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all’interessato di comprendere
agevolmente se il titolare del trattamento e’ un singolo
professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre
un’ipotesi di contitolarita’ tra piu’ liberi professionisti o di
esercizio della professione in forma societaria ai sensi del decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.
Resta ferma la facolta’ del libero professionista di designare
quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli
dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati
del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma
1, lett. e), del Codice, i dati sensibili possono essere conservati,
per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, da
leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a
quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi
conferiti.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilita’
dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o cessati,
anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria
iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano
eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere
utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di
legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione e’ prestata per l’indispensabilita’ dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono
essere mantenuti se pertinenti, non eccedenti e indispensabili
rispetto a successivi incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
pertinenti all’espletamento dell’incarico conferito e nel rispetto,
in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere
comunicati solo se necessario per finalita’ di prevenzione,
accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme
che regolano la materia.
I dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale non
possono essere diffusi.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita’,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera’ in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita’ alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell’art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti piu’ restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300, e 5 giugno
1990, n. 135, come modificata dall’art. 178 del Codice, nonche’ dalle
norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresi’, gli obblighi di legge che vietano la
rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonche’ gli
obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole
figure professionali.
9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 gennaio
2013 e fino al 31 dicembre 2013, salve eventuali modifiche che il
Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali
novita’ normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sara’ pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 13 dicembre 2012

Il Presidente: Soro

Il relatore: Iannini

Il Segretario generale: Busia