GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012(Autorizzazione n. 6/2012).

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 13 dicembre 2012 Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte degli investigatori privati. (Autorizzazione n. 6/2012). (12A13700) (GU Serie Generale n.3 del 4-1-2013 – Suppl. Ordinario n. 2)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della dott.ssa Licia Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, lett. d), del citato
Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell’art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita’ e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell’osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonche’ dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. c), del medesimo art. 26, il quale
stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento
anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando il
trattamento medesimo e’ necessario per svolgere una investigazione
difensiva ai sensi della legge 7 dicembre 2000, n. 397 o, comunque,
per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre che
i dati siano trattati esclusivamente per tali finalita’ e per il
periodo strettamente necessario al loro perseguimento, e che, quando
i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale
dell’interessato il diritto sia di rango pari a quello
dell’interessato, ovvero consista in un diritto della personalita’ o
in altri diritti o liberta’ fondamentali;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere
autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 dicembre 2012, armonizzando le
prescrizioni gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell’art. 41, comma 5,
del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici
mesi;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’
fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito dall’art. 1 del Codice;
Considerato che il Garante ha rilasciato un’autorizzazione di
ordine generale relativa ai dati idonei a rivelare lo stato di salute
e la vita sessuale (n. 2/2012), anche in riferimento alle predette
finalita’ di ordine giudiziario;
Considerato che numerosi trattamenti aventi tali finalita’ sono
effettuati con l’ausilio di investigatori privati, e che e’ pertanto
opportuno integrare anche le prescrizioni dell’autorizzazione n.
2/2012 mediante un ulteriore provvedimento di ordine generale che
tenga conto dello specifico contesto dell’investigazione privata,
anche al fine di armonizzare le prescrizioni da impartire alla
categoria;
Considerato che ulteriori misure ed accorgimenti sono state
prescritte dal Garante con il codice di deontologia e di buona
condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere
investigazioni difensive emanato ai sensi dell’art. 12 del Codice
(deliberazione del Garante n. 60 del 6 novembre 2008, nella Gazzetta
Ufficiale del 24 novembre 2008, n. 275);
Visto l’art. 167 del Codice;
Visto l’art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all’Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visto l’art. 41 del Codice;
Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di
trasferimento di dati personali all’estero;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

Autorizza

gli investigatori privati a trattare i dati sensibili di cui all’art.
4, comma 1, lett. d), del Codice, secondo le prescrizioni di seguito
indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi
e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo
l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo
da escluderne il trattamento quando le finalita’ perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalita’ che permettano di identificare
l’interessato solo in caso di necessita’, in conformita’ all’art. 3
del Codice.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione e’ rilasciata, anche senza richiesta,
alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che esercitano un’attivita’ di
investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134
del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni
e integrazioni).
2) Finalita’ del trattamento.
Il trattamento puo’ essere effettuato unicamente per l’espletamento
dell’incarico ricevuto dai soggetti di cui al punto 1) e in
particolare:
a) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far
valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto, che,
quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale dell’interessato, deve essere di rango pari a quello del
soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero consistente in un
diritto della personalita’ o in un altro diritto o liberta’
fondamentale;
b) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento
penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo
assistito da utilizzare ai soli fini dell’esercizio del diritto alla
prova (art. 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre
2000, n. 397).
Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai fini
dello svolgimento delle investigazioni in relazione ad un
procedimento penale o per l’esercizio di un diritto in sede
giudiziaria, in particolare:
a) nell’ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/2012);
b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale (autorizzazione n. 2/2012);
c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle
fondazioni (autorizzazione n. 3/2012);
d) da parte dei liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali, ivi inclusi i difensori e i relativi sostituti ed
ausiliari (autorizzazione n. 4/2012);
e) relativamente ai dati di carattere giudiziario (autorizzazione
n. 7/2012).
3) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili di cui all’art. 4,
comma 1, lett. d) del Codice, qualora cio’ sia strettamente
indispensabile per eseguire specifici incarichi conferiti per scopi
determinati e legittimi nell’ambito delle finalita’ di cui al punto
1), che non possano essere adempiute mediante il trattamento di dati
anonimi o di dati personali di natura diversa.
I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli
incarichi conferiti.
4) Modalita’ di trattamento.
Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria
iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di
dati. Tali attivita’ possono essere eseguite esclusivamente sulla
base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un
difensore, per le esclusive finalita’ di cui al punto 2).
L’atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto
che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento
penale al quale l’investigazione e’ collegata, nonche’ i principali
elementi di fatto che giustificano l’investigazione e il termine
ragionevole entro cui questa deve essere conclusa.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del
Codice, nonche’ dagli articoli 31 e seguenti del Codice e
dall’Allegato B) al medesimo Codice, il trattamento dei dati
sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonche’
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
indispensabili in rapporto alle finalita’ di cui al punto 2).
L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati
deve essere informata ai sensi dell’art. 13 del Codice, ponendo in
particolare evidenza l’identita’ e la qualita’ professionale
dell’investigatore, nonche’ la natura facoltativa del conferimento
dei dati.
Nel caso in cui i dati siano raccolti presso terzi, e’ necessario
informare l’interessato e acquisire il suo consenso scritto (art. 13,
commi 1, 4 e 5 e art. 26, comma 4, del Codice), solo se i dati sono
trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario
per esercitare il diritto in sede giudiziaria o per svolgere le
investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per
ulteriori finalita’ non incompatibili con quelle precedentemente
perseguite.
Il difensore o il soggetto che ha conferito l’incarico devono
essere informati periodicamente dell’andamento dell’investigazione,
anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le
determinazioni da adottare riguardo all’esercizio del diritto in sede
giudiziaria o al diritto alla prova.
L’investigatore privato deve eseguire personalmente l’incarico
ricevuto e non puo’ avvalersi di altri investigatori non indicati
nominativamente all’atto del conferimento dell’incarico, oppure
successivamente in calce a esso qualora tale possibilita’ sia stata
prevista nell’atto di incarico.
Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati quali
responsabili o incaricati del trattamento in conformita’ a quanto
previsto dagli articoli 29 e 30 del Codice, l’investigatore privato
deve vigilare con cadenza almeno settimanale sulla puntuale
osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali
soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti
alla collaborazione ad essi richiesta.
Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il
trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori
prescrizioni contenute nell’autorizzazione generale n. 2/2012 e, per
cio’ che riguarda le informazioni relative ai dati genetici, nel
rispetto dell’autorizzazione adottata ai sensi dell’art. 90 del
Codice.
Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare le prescrizioni del
codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati
personali effettuati per svolgere investigazioni difensive emanato ai
sensi dell’art. 12 del Codice (deliberazione del Garante n. 60 del 6
novembre 2008, nella Gazzetta Ufficiale del 24 novembre 2008, n.
275).
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma
1, lett. e), del Codice i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per
eseguire l’incarico ricevuto.
A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante
controlli periodici, la stretta pertinenza, non eccedenza e
indispensabilita’ dei dati rispetto alle finalita’ perseguite e
all’incarico conferito.
Una volta conclusa la specifica attivita’ investigativa, il
trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per
l’immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito
l’incarico i quali possono consentire, anche in sede di mandato,
l’eventuale conservazione temporanea di materiale strettamente
personale dei soggetti che hanno curato l’attivita’ svolta, ai soli
fini dell’eventuale dimostrazione della liceita’ e correttezza del
proprio operato. Se e’ stato contestato il trattamento il difensore o
il soggetto che ha conferito l’incarico possono anche fornire
all’investigatore il materiale necessario per dimostrare la liceita’
e correttezza del proprio operato, per il tempo a cio’ strettamente
necessario.
La sola pendenza del procedimento al quale l’investigazione e’
collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa
della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi,
una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte
dell’investigatore privato.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha
conferito l’incarico.
I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore
privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamente
nell’atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per lo
svolgimento dei compiti affidati.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere
comunicati alle autorita’ competenti solo se cio’ e’ necessario per
finalita’ di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con
l’osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale non
possono essere diffusi.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita’,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prendera’ in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita’ alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell’art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria,
ovvero da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:
a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalita’ di
controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni del
lavoratore o su altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell’attitudine professionale) della legge 20 maggio 1970, n. 300 e
dall’art. 10 (indagini sulle opinioni del lavoratore e trattamenti
discriminatori) del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di
sieropositivita’ e di infezione da HIV;
c) dalle norme volte a prevenire discriminazioni;
d) dall’art. 734-bis del codice penale, il quale vieta la
divulgazione non consensuale delle generalita’ o dell’immagine della
persona offesa da atti di violenza sessuale.
Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di
liceita’ e di correttezza nell’uso di strumenti o apparecchiature che
permettono la raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero
in tema di accesso a banche dati o di cognizione del contenuto della
corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni telefoniche,
telematiche o tra soggetti presenti.
Resta ferma la facolta’ per le persone fisiche di trattare
direttamente dati per l’esclusivo fine della tutela di un proprio
diritto in sede giudiziaria, anche nell’ambito delle investigazioni
relative ad un procedimento penale. In tali casi, il Codice non si
applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una
autorita’ giudiziaria o a terzi, sempre che i dati non siano
destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 5,
comma 3, del Codice).
9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio
2013 fino al 31 dicembre 2013, salve eventuali modifiche che il
Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali
novita’ normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sara’ pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 13 dicembre 2012

Il Presidente: Soro

Il relatore: Iannini

Il Segretario generale: Busia