Software per la gestione del condominio: come scegliere quello giusto
Come scegliere il miglior software per la gestione del condominio: funzionalità, cloud, sicurezza e strumenti utili per amministratori professionisti.
La gestione di un condominio, piccolo o grande che sia, è un compito complesso e di notevole responsabilità. Non è certo un caso che la legge preveda determinati requisiti per poter svolgere la funzione di amministratore di condominio, così come prevede anche corsi di aggiornamento annuali obbligatori (è necessario partecipare annualmente a un corso di aggiornamento di almeno 15 ore e superare l’esame finale).
Al di là dei requisiti previsti dalle varie norme in materia, è indubbio che la gestione di un condominio richieda non solo competenze amministrative, ma anche ottime competenze organizzative perché sono davvero molti i compiti di chi deve gestire un condominio.
In aiuto di chi deve svolgere questo complesso compito ci sono però appositi software che permettono di ottimizzare il lavoro e che possono risultare particolarmente utili se si devono gestire più edifici condominiali.
Vista l’importanza di questi software cerchiamo di capire quali programmi usare per il condominio considerando le esigenze specifiche dell’amministratore, l’importanza della gestione in cloud e le funzionalità necessarie.
Esigenze specifiche dell’amministratore
La scelta del programma per il condominio dipende anche dalle esigenze specifiche dell’amministratore.
È per esempio possibile scegliere tra opzioni “monoutente” e opzioni “pluriutente”; le prime sono meno costose e hanno in genere limiti relativi al numero di condomini gestibili e possono essere utilizzate da un solo utente, mentre le seconde non hanno limiti in questo senso e possono essere utilizzate da più utenti e dispongono di funzionalità aggiuntive come per esempio la possibilità di gestire il software tramite app.
L’importanza della gestione in cloud
Un aspetto da non sottovalutare quando si sta valutando la scelta di un software per la gestione del condominio è quella di poter sfruttare la tecnologia cloud.
Come nel caso di tutti i software basati sul cloud, l’amministratore del condominio ha la possibilità di operare utilizzando qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Ciò elimina la necessità di installazione locali (software on-premise) ed elimina anche il rischio di perdita di dati a causa di guasti hardware o a virus informatici perché i dati vengono sempre salvati su server sicuri.
Infatti, i sistemi basati sul cloud, com’è noto, sono dotati di misure di sicurezza avanzate, in particolare backup automatici e crittografia dei dati.
Quali sono le funzionalità necessarie per un programma per il condominio?
Le prime caratteristiche di un programma per la gestione del condominio dovrebbero essere la semplicità e la praticità nell’utilizzo.
Fatta questa necessaria premessa, è importante che il programma metta a disposizione tutte quelle funzionalità necessarie per gestire al meglio i vari compiti che spettano all’amministratore.
La gestione contabile ha sicuramente un ruolo di primo piano perché comporta diverse incombenze: fatturazione, calcolo dei riparti, adempimenti fiscali vari, bilanci di condominio e individuali, creazione e incasso delle rate, riconciliazione bancaria, gestione delle insolvenze, gestione delle assemblee di condominio, dei sinistri e delle pratiche legali, gestione dell’intervento dei fornitori, scadenzario, pagamento fornitori ecc.
