Project Management: programmazione e definizione risorse

Il sistema economico moderno con la sua evoluzione e globalizzazione ha portato alla necessità di sviluppare metodiche finalizzate a rendere sempre più competitive le aziende. Sul mercato vi è un’enorme concorrenza in tutti i settori produttivi e il Web ha reso tale realtà esponenziale. Per questo ogni società è alla ricerca di soluzioni che possano permettere di far risaltare il valore dei propri prodotti rispetto a quelli degli altri. Non ti basta solo essere al passo con le nuove forme di pubblicità e marketing, ma il processo di differenziazione avviene prima della presentazione di un’idea e di un progetto. Negli ultimi anni avrai sentito parlare molto del project management inteso come una realtà che diventa basilare per il tuo settore aziendale. Le figure professionali, ovvero i project manager che sono ad esse collegate acquisiscono un ruolo fondamentale all’interno del sistema societario e lavorativo. Ma in cosa consiste il project management? In questo articolo andremo ad evidenziare gli aspetti principali che riguardano tale realtà che potrebbero essere utili al tuo lavoro.

Cos’è il project management. Il raggiungimento dell’obiettivo

Project management può essere tradotto letteralmente come gestione di un progetto, inteso quindi come l’insieme delle attività che vengono intraprese al fine di raggiungere un determinato obiettivo. Quindi sotto il termine di project management vengono incluse la pianificazione, organizzazione, motivazione e il controllo delle risorse. L’insieme di tutti questi elementi permette di raggiungere lo scopo finale e quindi di evitare che un programma possa essere strutturato in modo sbagliato disperdendo le risorse della tua azienda. La gestione del progetto prevede una figura specifica che è il project manager, il quale avrà il compito di far sì che tutte le fasi avvengano in ordine e secondo i giusti protocolli.

Nella realtà della tua società la gestione di un progetto diventa un elemento basilare che si innesta in una nuova visione delle realtà aziendali. Il fine è quello di permetterti di raggiungere un obiettivo non solo nel minor tempo possibile, ma anche con una riduzione delle spese e delle risorse. In questo modo grazie alla tua figura di project manager, l’azienda può utilizzare al meglio le competenze dei singoli soggetti e sfruttare le loro capacità produttive per migliorare la sua concorrenza. Ciò sarà possibile attraverso un’attenta programmazione e definizione delle risorse.

Le competenze del project manager. La programmazione e la definizione delle risorse

Per la realizzazione del project management dovrai effettuare un’attenta analisi degli obiettivi aziendali, in modo da strutturare la gestione del progetto al fine di raggiungere lo scopo che ti sei prefissato. Per questo la figura del project manager non può essere un individuo qualunque. Le tue competenze devono poter spaziare sia al livello tecnico, con la conoscenza di software finalizzati a controllare lo sviluppo del piano teorico, sia con conoscenze dal punto di vista umano, con sfaccettature psicologiche. La tua formazione deve essere completa e quindi è fondamentale poter seguire un corso specifico e specializzato per visionare e apprendere in maniera approfondita le singole fasi del processo di project management.

Tra queste si pone in evidenza la definizione delle risorse che diventa l’elemento principale per realizzare lo scopo. Infatti come manager del progetto dovrai valutare sia l’aspetto tecnico, ovvero i materiali e gli strumenti dell’azienda necessari al fine della produzione, sia l’utilizzo del personale e quindi della forza umana utili per raggiungere l’obiettivo. In base alle risorse previste per il raggiungimento dello scopo stabilirai le varie fasi che portano alla sua realizzazione.

La programmazione del project management si baserà quindi su una serie di metodologie che dovrai seguire e che portano quindi alla definizione degli elementi che caratterizzano le fasi della gestione del progetto. La programmazione si articola quindi in:

• definire un obiettivo: dovrai stabilire lo scopo che deve essere raggiunto;

• sviluppare e attuare i piani: sarà necessario predisporre tutte le attività necessarie al fine di permettere la realizzazione del progetto;

• guidare il team di progetto: come project manager organizzerai le risorse umane, gestendo quindi le persone dei vari settori della produzione al fine di creare sinergie. In questo modo identificherai i soggetti necessari a comporre il team per raggiungere l’obiettivo prefissato;

• gestire il budget: organizzerai le varie fasi in modo da rispettare i costi di spesa stabiliti al fine del raggiungimento dell’obiettivo e utilizzerai le risorse predisposte a questo scopo;

• monitorare i progressi: dovrai supervisionare l’andamento del progetto in modo da controllare i progressi e intervenire in caso in cui non vengano rispettati i termini del programma prefissato;

• gestire le problematiche: infine è prevista la tua gestione diretta delle eventuali problematiche che possono determinare ritardi nella realizzazione dell’obiettivo e in particolare dovrai intervenire nel caso di tensioni che si possono determinare tra le diverse aree di competenza delle risorse umane.

I vantaggi del project management. Perché è importante per un’azienda

La realizzazione di un project management porta dei benefici alla tua azienda in tutti i settori, diventando oggi una realtà indispensabile. In primo luogo vi è una riduzione dei costi con la limitazione degli sprechi e una realizzazione dei progetti in modo più rapido, con un vantaggio economico su tutto il sistema produttivo.

Inoltre una migliore organizzazione delle risorse umane porta a innovazione e sviluppo dal punto di vista organizzativo, contribuendo a sviluppare forme di sinergie finalizzate al raggiungimento di obiettivi comuni e a incentivare la collaborazione all’interno dei diversi comparti, al fine di realizzare l’obiettivo finale.

Grazie al tuo controllo sulle singole attività si può intervenire per ridurre e gestire i possibili rischi che possono determinare un rallentamento del progetto.

Infine il raggiungimento dei risultati in modo ottimale ed efficiente, porta una inevitabile soddisfazione da parte del cliente.